AsapChat to platforma SaaS umożliwiająca właścicielom sklepów internetowych wdrożenie
chatbota opartego na sztucznej inteligencji (AI) do obsługi klientów. Platforma integruje
się m.in. z Meta (Facebook Messenger, Instagram, WhatsApp), Allegro, skrzynkami e-mail,
WooCommerce, PrestaShop, BaseLinker, SellAsist, Apilo oraz Google (logowanie, Google Tag Manager).
Rola AsapChat. Wobec danych kont użytkowników panelu (właścicieli sklepów i ich pracowników)
ASAPDEVS Sp. z o.o. jest administratorem. Wobec danych klientów sklepów (osób piszących do sklepu
przez czat, Allegro, e-mail, Messenger itd.) administratorem jest właściciel sklepu, a ASAPDEVS Sp. z o.o.
przetwarza je jako podmiot przetwarzający na jego polecenie, na podstawie umowy powierzenia
przetwarzania danych zawartej wraz z akceptacją Regulaminu.
3. Jakie dane zbieramy i w jakim celu?
W ramach działania usługi przetwarzamy następujące kategorie danych:
Dane konta użytkownika – imię, nazwisko, adres e-mail, hasło (w postaci skrótu), dane firmy – w celu rejestracji, weryfikacji adresu e-mail i świadczenia usługi.
Dane rozliczeniowe – dane firmy do faktury, historia płatności, identyfikator klienta w Stripe. Danych kart płatniczych nie przechowujemy — obsługuje je Stripe.
Baza wiedzy – dokumenty przesłane przez użytkownika (np. regulaminy, cenniki, FAQ) oraz publicznie dostępne treści strony internetowej sklepu, które na polecenie użytkownika pobieramy i analizujemy w celu przygotowania instrukcji i odpowiedzi asystenta AI.
Dane konwersacji – treść wiadomości wymienianych przez klientów sklepu z chatbotem – w celu udzielenia odpowiedzi przez AI i poprawy jakości obsługi.
Dane analityczne – zapytania wyszukiwania, kliknięcia produktów, konwersje – w celu optymalizacji wyników wyszukiwania.
Dane integracji – tokeny i klucze API do zewnętrznych platform (Meta, Allegro, WooCommerce, PrestaShop, BaseLinker, SellAsist, Apilo), dane dostępowe skrzynek e-mail (IMAP/SMTP) – wyłącznie do celów technicznych integracji; przechowywane w postaci zaszyfrowanej.
Dane zamówień – numer, status, pozycje i numer przesyłki zamówienia, pobierane z systemów sklepu wyłącznie w momencie, gdy klient sklepu pyta o swoje zamówienie.
Dane logów systemowych – adresy IP, user-agent, czas żądań – w celach bezpieczeństwa i diagnostyki technicznej.
4. Integracja z Meta (Facebook / Instagram)
Nasza aplikacja korzysta z Meta Platform API wyłącznie w celu obsługi wiadomości klientów
w imieniu administratorów sklepów, którzy sami połączyli swoje konto Messenger/Instagram
z platformą AsapChat.
W ramach integracji z Meta:
Aplikacja odczytuje i wysyła wiadomości w imieniu strony (Page) Facebooka lub konta Instagram biznesowego.
Dostęp jest przyznawany wyłącznie przez właściciela strony za jego pełną zgodą poprzez standardowy mechanizm OAuth Meta.
Nie zbieramy, nie przechowujemy ani nie przetwarzamy danych użytkowników Facebooka poza zakresem niezbędnym do świadczenia usługi chatbota.
Treści wiadomości są przechowywane wyłącznie na serwerach w UE (Polska/EOG) i nie są udostępniane stronom trzecim.
Aplikacja nie używa danych z Meta do reklam ani profilowania.
Użytkownik końcowy (klient sklepu) może w każdej chwili zablokować komunikację poprzez standardowe opcje Messengera.
4a. Dane z usług Google
Wykorzystanie i przekazywanie przez AsapChat do innych aplikacji informacji otrzymanych z interfejsów API Google
jest zgodne z Google API Services User Data Policy,
w tym z wymaganiami Limited Use.
Logowanie przez Google – otrzymujemy adres e-mail, imię i nazwisko oraz identyfikator konta Google (zakresy openid, email, profile). Używamy ich wyłącznie do założenia konta, logowania do panelu i zwracania się do użytkownika po imieniu w panelu i e-mailach o koncie. Zdjęcia profilowego, które Google również zwraca, nie zapisujemy i nie używamy.
Instalacja widgetu przez Google Tag Manager – wyłącznie na wyraźne polecenie użytkownika (przycisk „Zainstaluj przez Google Tag Manager”) uzyskujemy jednorazowy dostęp (zakresy tagmanager.edit.containers, tagmanager.edit.containerversions oraz, jeśli użytkownik chce od razu opublikować zmiany, tagmanager.publish), aby: wyświetlić listę kont i kontenerów użytkownika, utworzyć w wybranym kontenerze osobny obszar roboczy „AsapChat”, dodać w nim jeden tag ładujący widget czatu, utworzyć wersję kontenera oraz — jeśli użytkownik tak zdecyduje — opublikować ją. Nie odczytujemy, nie zmieniamy ani nie usuwamy innych tagów, reguł ani zmiennych.
Token dostępu do Google Tag Manager jest krótkotrwały (bez tokenu odświeżania), przechowywany wyłącznie w tymczasowej sesji serwera przez maksymalnie 50 minut i usuwany zaraz po instalacji. Nie zapisujemy go w bazie danych. W bazie zostają tylko identyfikatory konta, kontenera, obszaru roboczego, tagu i wersji, żeby pokazać użytkownikowi stan instalacji. Widget można usunąć, kasując tag „AsapChat widget” w Google Tag Manager.
Dane z Google nie są sprzedawane, nie są wykorzystywane do reklam ani do trenowania modeli AI i nie są przekazywane innym podmiotom, z wyjątkiem sytuacji wymaganych prawem.
Nie używamy interfejsów API Google ani danych z Google do tworzenia, generowania ani rozpowszechniania intymnych obrazów bez zgody osób na nich przedstawionych (NCII) ani żadnych treści seksualnych lub intymnych.
Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy (świadczenie usługi SaaS).
Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego.
Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora (bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom).
Art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda, tam gdzie jest wymagana.
6. Bezpieczeństwo danych
Bezpieczeństwo danych użytkowników jest dla nas priorytetem. Wdrożyliśmy techniczne
i organizacyjne środki ochrony zgodne z aktualnymi standardami branżowymi.
Komunikacja szyfrowana protokołem TLS (HTTPS).
Hasła przechowywane w postaci zaszyfrowanej (bcrypt).
Dostęp do danych ograniczony do upoważnionych pracowników na zasadzie minimalnych uprawnień.
Regularne kopie zapasowe danych.
Tokeny API i dane uwierzytelniające przechowywane w postaci zaszyfrowanej.
Środowisko serwerowe zlokalizowane w UE (European Economic Area).
Monitorowanie logów bezpieczeństwa w czasie rzeczywistym.
7. Udostępnianie danych podmiotom trzecim
Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie:
Dostawcom infrastruktury (hosting, serwery) – działającym na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych.
OpenAI – treści wiadomości oraz dokumenty bazy wiedzy są przekazywane do API OpenAI w celu generowania odpowiedzi AI i wyszukiwania w bazie wiedzy. Dane przesyłane przez API nie są wykorzystywane przez OpenAI do trenowania modeli; mogą być przechowywane do 30 dni w celu wykrywania nadużyć.
Cloudflare (Workers AI) – treść wiadomości klienta, z usuniętymi adresami e-mail, numerami telefonów i linkami, w celu automatycznej klasyfikacji (temat wiadomości, czy potrzebny jest pracownik, wykrywanie oszustw). Wynik pomaga operatorowi ustalić kolejność obsługi; Cloudflare nie przechowuje treści po wykonaniu klasyfikacji.
Meta Platforms – wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi Messenger, Instagram i WhatsApp API.
Allegro, systemy sklepowe i integratory (WooCommerce, PrestaShop, BaseLinker, SellAsist, Apilo) – wymiana danych na polecenie użytkownika, który połączył z nimi swoje konto.
Stripe – obsługa płatności i subskrypcji.
Dostawcy śledzenia przesyłek (np. InPost, Poczta Polska, AfterShip) – numer przesyłki w celu sprawdzenia jej statusu.
Google – wyłącznie w zakresie opisanym w punkcie 4a.
Dane nie są sprzedawane ani udostępniane w celach marketingowych stronom trzecim.
8. Prawa użytkownika
Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo do:
Dostępu do swoich danych osobowych.
Sprostowania (poprawienia) danych.
Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym").
Ograniczenia przetwarzania danych.
Przenoszenia danych.
Sprzeciwu wobec przetwarzania.
Wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
Niezbędne. Panel AsapChat korzysta z plików cookie niezbędnych do działania: sesja logowania,
ochrona CSRF oraz zapamiętanie Twojej decyzji o zgodzie (asap_consent, 12 miesięcy).
Nie wymagają zgody (art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej).
Analityczne (za zgodą). Dopiero po kliknięciu „Akceptuję analitykę” w banerze uruchamiamy
Google Tag Manager / Google Analytics (Google Ireland Ltd / Google LLC) oraz, na stronach logowania i rejestracji,
Microsoft Clarity (Microsoft Ireland Operations Ltd / Microsoft Corporation). Służą do statystyk ruchu i ulepszania
serwisu. Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy odbywa się z zabezpieczeniami wymaganymi przez RODO.
Podstawą jest Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą możesz w każdej chwili cofnąć przyciskiem „Cookies”
w rogu strony albo .
Microsoft Clarity nie działa w zalogowanym panelu.
Widget na stronach sklepów. Widget czatu i wyszukiwarki zapisuje w pamięci przeglądarki
(localStorage/sessionStorage) identyfikator i treść bieżącej rozmowy oraz dane potrzebne do działania wyszukiwarki
(historia wyszukiwań, ulubione, identyfikator sesji). O zgody wymagane na stronie sklepu dba sklep.
10. Okres przechowywania danych
Dane konta użytkownika – przez czas trwania umowy + 3 lata (przedawnienie roszczeń).
Dane rozliczeniowe i faktury – 5 lat od końca roku podatkowego (obowiązek prawny).
Baza wiedzy (dokumenty i pobrane treści strony) – do usunięcia przez użytkownika lub rozwiązania umowy.
Kody weryfikacyjne e-mail – do 24 godzin.
Niedokończona rejestracja – po 90 dniach bez aktywności usuwamy konto, jeśli nie powstał w nim sklep. Jeśli sklep powstał, usuwamy odpowiedzi z kreatora konfiguracji i treść zgłoszeń, a konto zostaje.
Logi systemowe – maksymalnie 90 dni.
Historie konwersacji – przez czas trwania umowy lub do żądania usunięcia.
Dane analityczne (anonimizowane) – bezterminowo.
11. Zmiany w Polityce Prywatności
Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji niniejszej polityki. O istotnych zmianach
poinformujemy użytkowników drogą e-mailową lub poprzez powiadomienie w panelu aplikacji.
Data ostatniej aktualizacji widnieje w stopce niniejszego dokumentu.
12. Kontakt
W sprawie ochrony danych osobowych prosimy o kontakt: ASAPDEVS Sp. z o.o.
Pl. Jana Kilińskiego 2, 35-005 Rzeszów
E-mail: contact@asapdevs.it
Używamy niezbędnych plików cookie, żeby panel działał. Za Twoją zgodą włączymy też analitykę
(Google Tag Manager, Microsoft Clarity), która pomaga nam ulepszać ASAPChat.
Szczegóły w polityce prywatności.